Arhiva ortodoxa

            1. Lucrări şi acte impuse de exercitarea puterii legislative:

            - Dosar cu extrase şi legi (regulamente, ordine, instrucţiuni, H.G., Ord. Urg.);

            - Indice tematic, canonic, legislativ;

            - Vocabular canonic-legislativ;

            - Registrul de procese-verbale al Adunării parohiale;

            - Registrul de procese verbale al Consiliului parohial;

            - Registrul de procese-verbale al Comitetului parohial.

            2. Lucrări şi acte impuse de exercitarea puterii judecătoreşti:

            - Evidenţa cazurilor date în judecata Consistoriului (Regulamentul de procedură, Legiuirile B.O.R);

            - Evidenţa celor sancţionaţi care îşi execută pedeapsa dată de Consistoriu.

            3. Lucrări şi acte impuse de exercitarea puterii executiv-administrative:

            Preotul paroh conducător al administraţiei parohiale, ajutat de ceilalţi preoţi, diaconi şi cântăreţi, de consilierii parohiali şi de personalul în subordine conduce administraţia parohiei, executând lucrări şi întocmind acte pe măsura necesităţii.

            Lucrările şi actele administrative la nivel de parohie pot fi clasificate în:

            - acte şi lucrări de secretariat;

            - acte şi lucrări privind evidenţa banilor prin casă şi prin cont;

            - acte şi lucrări privind evidenţa bugetar-contabilă a patrimoniului;

            - acte şi lucrări privind administrarea bunurilor imobile parohiale[1].

            a) Acte şi ucrări de secretariat

            Preotul-paroh, ajutat de secretarul Consiliului parohial sau de alte persoane, efectuează următoarele lucrări şi acte de secretariat:

            - lucrări şi acte prind arondarea parohiei;

            - acte şi lucrări privind personalul angajat, privind corespondenţa şi lucrările de birou curente, registratura, expediţia, arhiva, organizarea şedinţelor şi evidenţa credincioşilor privind administrarea puterii bisericeşti[2].

            b) Acte şi lucrări privind evidenţa banilor prin casă şi prin cont

            Evidenţa contabilă în parohie se ţine prin următoarele registre:

            - registrul chitanţier;

            - registrul general de venituri şi cheltuieli sau Registrul operaţiunilor de încasări şi plăţi prin casă şi prin cont;

            - registrul ordine de plată cuprinde ordinele de plată în două exemplare, din care un exemplar se ataşează la actele justificative şi un exemplar rămâne la cotor;

            - registrul dispoziţie de încasare (respectiv de plată) se utilizează în raporturile parohiei cu banca. Se încheie în trei exemplare, în culori diferite, cu destinaţii diferite: ordonator, bancă, primitor;

            - registrul partizi venituri şi cheltuieli;

            - registrul materiale de evidenţă a intrării şi ieşirii materialelor din magazie;

            - registrul inventar pe categorii de bunuri: bunuri mijloace fixe şi bunuri de inventar de mică valoare şi scurtă durată, în care se ţine evidenţa intrării şi ieşirii bunurilor în patrimoniul parohiei;

            - registrul de evidenţă a registrelor chitanţier;

            - registrul nunmerelor de inventar[3].

            c) Acte şi lucrări privind evidenţa bugetar contabilă a patrimoniului

            Patrimoniul parohiei cuprinde totalitatea bunurilor, a averii parohiei şi a drepturilor privind acestea, proprietatea parohiei.

            Bunurile din patrimoniul parohiei pot fi:

            -bunuri valori băneşti (banii);

            - bunuri materiale: de consum: lumânări (pangar), obiecte de cult (colportaj), alimente (vin, făină etc.), întreţinere (detergenţi, săpun), rechizite de birou, etc.;

            - bunuri de inventar: de mică valoare (sub 1000000 lei) şi de scurtă durată (sub un an);

            - de mare valoare şi de lungă durată : mijloace fixe, imobile (clădiri, terenuri agricole), mobile (mobilier).

            Administrarea bugetară operativă şi financiar-contabilă a patrimoniului parohiei revine de drept următoarelor organe:

            - Parohul este conducătorul administraţiei parohiale, organ executiv al organelor colegiale parohiale (Adunarea parohială, organul deliberativ şi Consiliul parohial, organul executiv), gestionar al patrimoniului şi organ de control al administrării averii parohiale exercitând un control preventiv prin vizarea actelor de gestiune, un control concomitent prin ordinele şi dispoziţiile de încasări şi plăţi şi un control post operativ prin controlul ce-l exercită asupra administrării averii bisericeşti, instituţiilor culturale şi filantropice bisericeşti din parohie.

            În această calitate preotul paroh conduce şi ţine evidenţa administrării patrimoniului în următoarele registre:

            - Cartea de aur (cronica);

            - Bugetul de venituri şi cheltuieli (prevederi, realizări);

            - Registrul unic (rol) de evidenţă a familiilor credincioşilor (art. 48, lit. f Statut), fişa familiei);

            - Registrele matricole: botezaţilor, cununaţilor, bunei învoiri, decedaţilor;

            - Registrul inventar;

            - Planul de activitate (perspectivă, annual, zilnic);

            - Schema de funcţiuni;

            - Document cu specimene de semnături analizate pentru efectuarea operaţiilor cu banca;

            - Carnetul CEC pentru plăţi în numerar;

            - Registrul ordin de încasare (plată);

            - Registrul dispoziţie de plată (depunere, restituire);

            - Condica de prezenţă;

            - Registrul delegaţii de serviciu;

            - Acte de valoare: Extrase C.F. (Carte funciară) privind proprietăţile imobile ale parohiei şi Contractele de cumpărare, donaţii privind bunurile mobile, locaţie, antrepriză, etc.);

            - Planurile şi documentaţiile privind imobilele;

            - Planul topo al cimitirului cu Registrul locurilor de veci;

            - Darea de seamă anuală în faţa Adunării parohiale (raportul de activitate annual)[4].

            - Epitropul casier înasează sumele cuvenite parohiei şi face plăţile curente prin casă şi prin cont cu aprobarea şi ordinul scris al parohului şi ţinând seama de prevederile legale în vigoare; păstrează într-o ladă sau casă de fier banii şi hârtiile de valoare ale parohiei; depune şi ridică banii din contul parohiei de la bancă (sau CEC) cu aprobarea şi dispoziţia scrisă a parohului şi respectarea prevederilor legale în vigoare în vederea păstrării şi efectuării de plăţi în numerar prin casă; îndeplineşte sarcinile fixate de Consiliul parohial.

            În calitatea sa epitropul casier poartă evidenţa încasărilor şi plăţilor de valori băneşti în următoarele registre:

            - registrul chitanţier;

            - registrul de casă sau registrul operaţiunilor de încasări şi plăţi prin casă şi prin cont;

            - registrul de procese-verbale de constatare a veniturilor zilnice, altele decât contribuţiile pentru întreţinerea bisericii şi serviciile prestate cu sume fixate de Consiliu (botez, cununie, înmormântare) care se plătesc direct la caserie pe baza ordinului parohului; tasul, donaţiile, veniturile din pangar, colportaj, servicii ocazionale (pomeniri, concesionarea locurilor de mormânt, etc.).

            - Epitropul financiar-contabil ţine la zi evidenţa veniturilor şi chelzâtuielilor bugetare ale parohiei; întocmeşte statul de plată a retribuţiei personalului încadrat şi statului de plată pentru munci nenormate; ţine evidenţa bunurilor de inventar intrate şi ieşite prin registrul numerelor de inventar, a registrului inventar şi a fişelor de cameră a inventarului; face inventarul annual şi propune casarea şi declasarea bunurilor; întocmeşte împreună cu parohul proiectul de buget-prevederi (planul de venituri şi cheltuieli) la începutul anului pe care-l supune dezbaterii Consiliului parohial şi aprobării Adunării parohiale; întocmeşte la sfârşitul anului bugetul-realizări (contul de execuţie bugetară); prezintă la sfârşitul anului un raport documentat asupra veniturilor şi cheltuielilor bisericeşti, culturale şi filantropice (art. 66 Statut)[5].

            Epitropul financiar contabil îşi îndeplineşte aceste sarcini ţinând evidenţa contabilă a administraţiei patrimoniului în următoarele registre:

            - registrul general de venituri şi cheltuieli;

            - registrul numerelor de inventar;

            - registrul de materiale (pangar, colportaj, magazie);

            - statele de plată a retribuţiei şi a muncilor nenormate;

            - bonul de intrare (ieşire) din magazie;

            - procesul-verbal de inventariere annual;

            - registrele partizi (venituri-cheltuieli);

            - bugetul realizări (contul de execuţie bugetară);

            - raportul annual privind veniturile şi cheltuielile parohiei.

            - Epitropul administrator al averii parohiale, sub controlul parohului, administrează averea mişcătoare şi nemişcătoare a bisericii, instituţiilor culturale şi filantropice sau fondurile pe care le va primi cu inventar de la Consiliul parohial, pe care le va administra în conformitate cu hotărârile Adunării parohiale şi a Consiliului parohial, potrivit normelor şi reglementărilor în vigoare; se îngrijeşte de edificiile bisericeşti, cele ale instituţiilor culturale şi filantropice şi alte bunuri bisericeşti, precum şi curtea bisericii, a casei parohiale şi cimitirului să fie bine întreţinute; se ocupă de aprovizionarea parohiei cu bunurile necesare, de transportul acestora, depozitarea, conservarea şi securitatea acestora; supraveghează şi ţine evidenţa bunurilor imobile, a lucrărilor de investiţii, reparaţii capitale şi curente, înfrumuseţarea şi întreţinerea acestora.

            Epitropul administrator (magazioner) îşi îndeplineşte aceste sarcini ţinând evidenţa administrării bunurilor bisericeşti în următoarele registre:

            - documentele justificative (facturi, bonuri) pentru materialele procurate (cumpărate);

            - fişele de pontaj a muncitorilor angajaţi pentru munci ocazionale;

            - fişele de magazie (pangar, colportaj, magazie alimente, materiale de întreţinere, materiale de construcţii etc.);

            - lista limitei minime şi maxime a stocurilor în magazie;

            - inventarele de cameră a bunurilor mobile;

            - situaţia anuală a obiectelor de inventar de mică valoare şi de scurtă durată[6].

            d) Acte şi lucrări privind administrarea bunurilor imobile parohiale

            Se consideră mijloc fix obiectul singular sau complexul de obiecte care îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:

            - valoarea de inventar este de cel puţin 1.000.000 de lei

            - durata de serviciu normată mai mare de un an.

            Mijloacele fixe sunt clasificate după destinaţia lor în următoarele categorii: clădiri; construcţii speciale; maşini de forţă şi utilaje energetice; maşini, utilaje şi instalaţii de lucru; aparate şi instalaţii de măsurare, control şi regalre; mijloace de transport; animale; plantaţii şi terenuri; unelte, accesorii de producţie şi inventar gospodăresc.

            Contabilitatea mijloacelor fixe se şine cu ajutorul Registrului pentru evidenţa mijloacelor fixe. Intrarea mijloacelor fixe în patrimoniul parohiei se consemnează în următoarele documente:

            - Proces-verbal de recepţie a mijlocului fix, pentru mijloacele fixe independente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice;

            - Proces-verbal de recepţie (finală, definitivă) pentru clădiri, construcţii, instalaţii, utilaje care necesită montaj şi probe tehnologice.

            Procesele verbale respective se completează şi se semnează de către comisia de recepţie formată din preotul paroh, epitropul şi alţi membri ai Consiliului parohial.

            Consemnarea luării în primire a mijloacelor fixe închiriate se realizează cu ajutorul Contractului de închiriere sau al Procesului verbal de închiriere.

            Operaţia de casare (desfacere, dezmembrare, distrugere etc.) a mijlocului fix se face în prezenţa comisiei de casare, întocmindu-se Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe / de declasare a unor bunuri materiale