Actele de evidenţă sau de inventariere - Drept Canonic - Arhiva ortodoxa - Portal ortodox,rugaciuni,acatiste,predici,pastorale

Preotul paroh are obligaţia să asigure efectuarea inventarierii patrimoniului, în condiţiile şi la termenele prevăzute în prezentele reglementări. Scopul principal al inventarierii îl constituie asigurarea integrităţii patrimoniului, prin verificarea realităţii acestuia, stabilirea vinovaţilor pentru eventualele lipsuri constatate şi luarea măsurilor pentru recuperarea pagubelor. Obiectul inventarierii îl constituie întregul patrimoniu al parohiei, precum şi bunurile aparţinând altor unităţi care temporar se află în păstrarea sau custodia parohiei. Patrimoniul parohiei se inventariază în mod obligatoriu cel puţin o dată pe an. Fac excepţie de la regula inventarierii anuale mijloacele băneşti aflate în casă, care se inventariază cel puţin o dată pe lună.

Preotul paroh este obligat să asigure inventarierea patrimoniului sau a unor elemente patrimoniale în următoarele situaţii:

- ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;

- la cererea organelor de control (cu prilejul efectuării controlului) sau a altor organe împuternicite de Centrul eparhial (cu ocazia încadrării, transferării şi pensionării preotului paroh);

- inventariere generală sau totală privind integritatea patrimoniului parohiei, inclusiv valorile aflate în custodia (păstrarea) parohiei; sau inventariere parţială, privind o parte din bunuri;

- inventariere anuală, în vederea determinării existenţei reale a valorilor materiale şi băneşti, pentru a fi cuprinsă în darea de seamă contabilă anuală; trimestrială şi lunară, în vederea stabilirii stocului de lumânări şi a resturilor, a obiectelor de colportaj, a materialelor de construcţii; şi zilnică, în vederea stabilirii numerarului aflat în casa parohiei, în scopul depunerii lui la bancă:

- inventariere ocazională efectuată în anumite împrejurări, ca de exemplu predarea-primirea gestiunii cu ocazia instalării unui nou paroh, în caz de calamitate (incendiu, inundaţie, secetă, furt prin spargere etc.);

- inventariere de control sau inventariere inopinată efectuată de organele de îndrumare şi control (organele administrative superioare, organele de revizie contabilă din corpul de control financiar intern, organele departamentale, organele administraţiei financiare locale şi organele de cercetare penală, ultimele cu aprobarea organelor competente bisericeşti şi departamentale).

a) Inventarierea generală efectuată cu ocazia predării-primirii gestiunii la instalarea unui nou paroh se face după următoarea procedură legală:

Odată cu actul de numire pe post a noului paroh se va emite şi Decizia de predare-primire a gestiunii şi de instituire a comisiei de inventariere a patrimoniului parohiei, de episcopul eparhiot. Comisia de inventariere va fi alcătuită din protopop sau delegatul acestuia, ca preşedinte, predător, primitor, epitropul delegat al Consiliului parohial, doi membri din Consiliu sau bărbaţi de încredere dintre membrii Adunării parohiale, specialişti (dacă este cazul), contabilul oficiului protopopesc sau revizorul contabil de la Centrul eparhial. Din comisia de inventariere nu pote face parte preotul paroh.

Înainte de a-şi începe lucrările de inventariere, comisia va cere parohului care predă gestiunea să facă o declaraţie scrisă, contrasemnată de epitropul administrator, prin care să confirme că nu are asupra sa documente justificative neînregistrate şi neprezentate contabilităţii, că nu se găsesc în depozit valori străine sau personale.

Comisia îşi va începe lucrările prin studierea dosarului cazier al bunurilor imobile (clădiri, proprietăţi, etc.) care cuprinde:

- extrase din Cartea funciară (coloanele A, B, C) eliberate prin Notariatul de Stat de Direcţia cărţilor funciare;

- schiţa topografică a terenurilor cu indicarea numerelor topografice din întreaga zonă de sistematizare a localităţii şi numele proprietarilor terenurilor (vecinii), care se va haşura pentru a indica şi vizual proprietăţile;

Lucrarea comisiei continuă cu inventarierea faptică a bunurilor, valori materiale şi băneşti, existente, pe care le va înscrie în listele de inventariere, pe locuri de existenţă, semnate de membrii comisiei, predător, primitor, cu menţionarea datei efectuării inventarierii. Se trece apoi la confruntarea datelor faptice din listele de inventariere, a stocurilor faptice de bunuri, cu datele de evidenţă cantitativă şi valorică a contabilităţii.

În caz de neconcordanţă între stocul faptic şi soldul scriptic din contabilitate, şeful comisiei cere explicaţii preotului paroh care predă sub forma de declaraţie scrisă. În baza acesteia şi a cercetărilor efectuate, aplicând normele legale, comisia face propuneri privind modul de regularizare a diferenţelor (prin imputare, considerarea ca pierderi legale-normale care se consideră pierderi sau cheltuieli ale parohiei, etc.). Diferenţele stabilite prin confruntarea datelor faptice cu cele scriptice din evidenţa contabilă pot fi:

- plusuri de inventar în caz când cantitatea şi valorile din listele de inventariere sunt mai mari decât cele din evidenţa contabilă;

- minusuri de inventar, în cazul când cantitatea şi valorile din listele de inventariere sunt mai mari decât cele din evidenţa contabilă.

Regularizarea acestor diferenţe se face în funcţie de natura diferenţelor. Lipsurile pot fi imputabile atunci când se constată că provin din neglijenţă, degradare, sustragere şi se impută celor vinovaţi, sau neimputabile, când se constată că au provenit din pierderi normale, admise de lege, în limita perisabilităţilor, fie din calamităţi naturale (incendii, inundaţie, cutremur, secetă, etc.) a căror valoare se supoartă de parohie, ca un fenomen natural, parohia putând deschide acţiune în revendicare pentru a-şi recupera paguba fie de la cei dovediţi vinovaţi sau de la Fondul de asigurare a bunurilor bisericeşti, unde bunurile imobile sunt obligatoriu asigurate, în condiţiile prevăzute de Regulamentul Fondului de asigurare.

Rezultatele inventarierii efectuate de comisia de inventariere în scopul pregătirii şi preluării gestiunii parohiale se înscriu în Procesul-verbal de inventariere, pe baza listelor de inventariere întocmite cu ocazia verificării faptice a inventarului prin care s-au stabilit stocurile existente faptic şi a soldurilor scriptice ale contabilităţii cu stabilirea diferenţelor de plus sau minus şi a modului de recuperare a eventualelor pagube, sau înregistrarea în evidenţa contabilă a plusurilor şi a minusurilor legale constatate (perisabilităţi legale). Recuperarea bunurilor se face fie material prin recuperarea bunului lipsă, fie prin plata din partea celui vinovat a contravalorii bunului, fie operativ prin angajament de plată al celui vinovat, cu titlul executoriu.

În timpul inventarierii nu se fac manipulări (primiri sau elaborări de bunuri), la sfârşitul zilei uşile încăperilor de depozitare se închid şi se sigilează de comisie şi a doua zi se desigilează în prezenţa întregii comisii.

La sfârşitul inventarierii preotul paroh şi epitropul administrator vor da o declaraţie în care menţionează că au fost inventariate toate valorile materiale şi băneşti, în prezenţa lor, şi din punct de vedere cantitativ, calitativ, unitate de măsură şi preţ, că toate bunurile au fost trecute în listele de inventariere, fără adăugiri sau omisiuni. Se specifică data începerii şi data terminării inventarierii şi că sunt sau nu de acord cu modul de lucru al comisiei de inventariere (au sau nu de făcut obiecţiuni).

Pe baza Procesului-verbal de constatare a valorilor din patrimoniul parohiei se face predarea şi primirea gestiunii, în baza Delegaţiei de gestionar, elaborată pe seama noului paroh, de către Centrul eparhial, semnată de Chiriarh şi consilierul administrativ bisericesc, care din acest moment răspunde material, disciplinar, civil şi penal de buna chivernisire a patrimoniului parohiei (art. 67, 47, lit. g Statut).

În anexa la Procesul verbal de predare-primire a gestiunii, pe baza documentelor justificative elaborate de comisia de inventariere (listele de inventariere şi confruntarea datelor faptice din acestea cu datele scriptice din fişele contabile), obligator se va preda noului parog-gestionar şi următoarele registre de evidenţă financiar-contabilă şi administrative:

- Registrul de casă (încasări şi plăţi) sau Registrul operaţiunilor de încasări şi plăţi prin casă şi prin cont;

- documentele tehnice, situaţia lucrărilor în construcţie, reparaţie, pictură, planul de activitate în curs de desfăşurare;

- Registrul cu procese-verbale ale organelor de conducere (Adunarea parohială, Consiliul parohial şi Comitetul parohial);

Se va menţiona şi situaţia decontărilor cu creditorii şi debitorii şi modul de soluţionare a acestora.

Odată cu Procesul-verbal de inventariere a patrimoniului, pe baza căruia se face predarea-primirea, se va preda noului paroh-gestionar şi un scurt istoric al parohiei şi al provenienţei bunurilor (biserica, casa parohială, cimitirul, terenuri, anexe, obiecte de valoare de patrimoniu naţional-cultural şi uzuale) şi o prezentare foto a clădirilor, etc[2].

Inventarierea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de mică valoare sau de scurtă durată se face prin verificarea la faţa locului a fiecărui obiect şi confruntarea cu datele din evidenţa contabilă.

Inventarierea bibliotecii se efectuează prin confruntarea cărţilor din raft cu Registrul inventar cărţi, broşuri, note muzicale.

În lista de inventariere se înscriu numai acele mijloace fixe, obiecte de inventar de mică valoare sau de scurtă durată şi cărţi din fondul bibliotecar la care se constată plusuri sau minusuri de inventar, cu excepţia inventarierii care se efectuează la predare-primire de gestiune.

Inventarierea materialelor şi a produselor se face pe locuri de păstrare (pangar, magazie, etc.).

La inventarierea caseriei se verifică existenţa numerarului şi a altor valori aflate în casă, prin înscrierea în lista de inventariere sau procesul-verbal. În cazul când în casă se constată lipsă sau plus de numerar, în procesul-verval de inventariere se arată suma constatată lipsă sau plus, precum şi cauzele care au determinat această situaţie. Numerarul nejustificat cu acte de casă pentru încasare se consideră plus de casă şi se înregistrează (se emite chitanţă).

Inventarierea disponibilului din cont se face prin confruntarea soldului din extrasul de cont cu cel din "Registrul operaţiunilor de încasări şi plăţi prin casă şi prin cont”.

Procesul verbal al comisiei de inventariere se analizează de Consiliul parohial în termen de cel mult 3 zile de la data prezentării, care face propuneri în scris asupra:

- luării măsurilor corespunzătoare pentru înlăturarea pe viitor a cauzelor care au provocat lipsurile, plusurile şi abaterile constatate de la regulile de bună gestionare şi conservare a bunurilor aflate în patrimoniul parohiei;

- efectuării formalităţilor de casare şi declasare a mijloacelor fixe, a obiectivelor de inventar de mică valoare sau de scurtă durată şi a materialelor devenite inutilizabile, potrivit prezentelor reglementări.

Propunerile Consiliului parohial împreună cu Procesul verbal întocmit de comisia de inventariere şi toate actele şi lucrările anexate se înaintează Centrului eparhial prin protopopiat, în cinci exemplare. Centrul eparhial comunică decizia asupra soluţionării propunerilor, în termen de cel mult 5 zile de la data prezentării, după care rezultatele inventarierii se înregistrează în evidenţele parohiei, ca document justificativ de bază.

Materialele şi produsele destinate distribuirii la credincioşi (lumânări, tămâie, cărţi de cult, obiecte de cult), constatate lipsă la inventariere, se recuperează la valoarea de distribuire (inclusiv contribuţia benevolă)[3].

b) Inventarierea anuală a patrimoniului: valori materiale şi băneşti, casarea şi declasarea bunurilor proprietate a parohiei se face în conformitate cu prevederile Normelor metodologice nr. 6300/1989, privind activitatea economico-financiară la parohie, elaborate de Administraţia patriarhală, în aplicarea Instrucţiunilor Departamentului cultelor nr. 388/1981 şi Legea contabilităţii.

- materialele necesare exercitării cultului (lumânări, tămâie, etc) şi cele destinate distribuirii credincioşilor (lumânări, tămâie, cărţi şi alte obiecte de cult);

- materialele pentru construcţii şi reparaţii (ciment, lemn, oţel beton etc.);

Contabilitatea valorilor materiale se organizează astfel încât să răspundă următoarelor cerinţe principale:

- obţinerea de date exacte, cantitativeşi valorice, în orice moment cu privire la existenţa valorilor materiale, la locurile de depozitare şi la mişcările intervenite;

- constatarea la timp a stocurilor fără mişcare, de prisos, cu mişcare lentă, inutilizabile sau deteriorate, în scopul luării de măsuri corespunzătoare;

- asigurarea controlului gestiunii valorilor materiale în scopul păstrării integrităţii avutului parohiei.

Pentru a răspunde cerinţelor menţionate, în cadrul parohiei este necesar să se asigure:

- condiţii corespunzătoare pentru depozitarea, păstrarea şi eliberarea valorilor materiale (păstrarea în încăperi închise, izolate, amenajate special în acest scop);

- etichetarea (cu etichetă de raft) la locul de păstrare a tuturor valorilor materiale, în care să se indice denumirea şi preţul unitar al acestora;

- conservarea în documente, conform normelor legale, a intrărilor şi ieşirilor de valori materiale.

Valorile materiale procurate de la furnizori, primite prin donaţie, cele rezultate din casarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de mică valoare sau de scurtă durată se înregistrează în contabilitate în "Registrul pangar-colportaj” sau în "Registrul pentru evidenţa materialelor-produselor”, după caz. Fac excepţie de la regula de a fi înregistrate în registrele respective, valorile materiale de uz gospodăresc, procurate în cantităţi mici, precum şi rechizitele de birou, care se dau direct în consum şi se înregistrează numai la cheltuieli.

Primirea şi recepţia valorilor materiale se face pe baza documentelor justificative care le însoţesc (facturi, avize de expediere, scrisori de trăsură, procese-verbale etc.), după ce au fost verificate în mod amănunţit pentru a se constata dacă sortimentul, cantitatea, calitatea şi preţul (unde este cazul) corespund cu datele din aceste documente.

Confirmarea primirii la locul de depozitare a valorilor materiale se face pe factură sau pe avizul de expediere, fie pe alte documente legal întocmite. Dacă la primirea valorilor materiale se constată deteriorări sau lipsa coletelor, nepotriviri calitative sau cantitative, precum şi alte indicii care provoacă dubii cu privire la integritatea valorilor materiale, se întocmesc procese verbale de diferenţe.

Valorile materiale rezultate din casarea mijloacelor fixe se primesc la locul de depozitare pe baza Procesului verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, de declasare a unor bunuri materiale.

Valorile materiale pentru nevoile parohiei se eliberează şi consumul lor se justifică numai pe bază de documente legal întocmite ( bon de consum, proces-verbal de recepţie ş.a.).

Evidenţa valorilor materiale intrate şi ieşite se ţine cu ajutorul următoarelor formulare:

- Registrul pangar-colportaj, pentru materialele destinate distribuirii la credincioşi (lumânări, tămâie, calendare, obiecte de cult, cărţi de cult etc.).

- Registrul pentru evidenţa materialelor-produselor, pentru celelalte materiale.

Înregistrarea în aceste registre se face de către preotul paroh, pe baza documentelor de intrare (facturi, avize de expediţie etc.) şi a documentelor de ieşire, poziţie cu poziţie, în ordine cronologică, stabilindu-se stocul scriptic după fiecare înregistrare, precum şi soldul valoric.

Declasarea şi casarea materialelor de orice fel se face cu respectarea dispoziţiilor care reglementează casarea mijloacelor fixe[4].

c) Inventarierea trimestrială şi anuală se face în scopul determinării condiţiilor de materiale valorificate prin pangar şi colportaj, după aceleaşi norme legale.

d) Inventarierea inopinată este dispusă de organele de îndrumare şi control, în baza atribuţiilor lor de serviciu, după aceleaşi norme legale.

[1] Norme metodologice privind activitatea economico-financiară la parohie, nr. 6300/1989, Bucureşti, 1989, p. 18.

[2] Arhid. prof. dr. Ioan N. Floca şi Prof. dr. Sorin Joantă, Administraţie bisericească parohială şi legislaţie, Editura Arhiepiscopiei Ortodoxe Române Sibiu, Sibiu, 2001, p. 123-126.

[3] Norme metodologice privind activitatea economico-financiară la parohie, p. 18-19.

[4] Ibidem, p. 16-17.